Электрондық құжат айналымы туралы мәлімет
ЭҚЖ ТЕЗИС — бұл қазіргі заманғы, сенімді және ыңғайлы электрондық құжат айналымы жүйесі. Жүйе кешенді бағдарламалық шешім, ол мінсіз, құжат айналымын автоматтандыру, іс қағаздарын жүргізу және басқару процестері, орта және ірі коммерциялық компаниялардың, өнеркәсіптік кәсіпорындарда, мемлекеттік және ғылыми-білім беру мекемелерінде.
Электрондық құжат айналымы жүйесі ТЕЗИС шешуге мүмкіндік береді әр түрлі міндеттерін автоматтандыру бойынша бизнесті басқару жұмысын қоса алғанда, құжаттармен және шартпен автоматтандыруды кеңсе және орындаушылық тәртіпті бақылау. ЭҚЖ ТЕЗИС ескереді классикалық ерекшеліктері, қағаз құжат айналымын және сол уақытта, жүзеге асыруға мүмкіндік береді электрондық түрде бірегей бизнес-үрдістер әрбір ұйым.
Үйлесімі инновациялық технологиялар бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу, танылған әлемдік нарықта, және ең үздік мүмкіндіктерін отандық нарықты ЭҚЖ жасайды және шешім басқару үшін электрондық құжаттармен және міндеттері ЭҚЖ ТЕЗИС электронды құжат айналымы жүйесімен, жаңа буын. Кеңейтілген мүмкіндіктер жүйесін береді тиімді құралдары өнімділігін арттыру үшін жұмысты ұйымдастыру, операциялардың ашықтығын, шығыстарды қысқарту және оңтайландыру қызметкерлердің жұмыс уақыты.
Іс қағаздарын жүргізу — іс-шаралар кешені, құжат айналымын ұйымдастыру бойынша кәсіпорын немесе ұйым. Іс қағаздарын жүргізу – бұл термин қолданылатын конторской тәжірибеде белгілеу үшін формалды теру құжаттармен жұмыс істеу ережесін.
Электрондық құжат (ЭД) — құжат, құрылған құралдарының көмегімен ақпаратты компьютерлік өңдеу, ол мүмкін қол қойылған электрондық қолтаңбасымен (ЭП) және сақталған машиналық тасымалдаушыда файл түрінде тиісті форматта.
Құжат айналымы жүйесін құру, түсіндіру, беру, қабылдау және құжаттарды архивтеу, сондай-ақ олардың орындалуын бақылау мен рұқсатсыз қол жеткізуден қорғау.
Электрондық құжат айналымы (ЭҚА) жиынтығы автоматтандырылған процестерді құжаттармен жұмыс, ұсынылған электрондық түрде, тұжырымдамасын іске асырумен «қағазсыз іс жүргізу».
Бұл электрондық қолтаңба (ЭП)?
Межкорпоративный электрондық деректермен алмасу
Enterprise Content Management (ECM)
Каталог ЭҚЖ
Вебинарлар туралы ЭҚЖ
ОҚЫҢЫЗ ДА:
Түрлері электрондық құжат айналымы
өндірістік құжат айналымы;
басқарушылық құжат айналымы;
мұрағат ісі (рәсімдердің жиынтығы мұрағаттық құжат айналымы);
кадрлық құжат айналымы рәсімді (кадрлық есеп);
бухгалтерлік құжат айналымы;
беру арқылы қойма қызметі құжат айналымы;
құпия және құпия іс қағаздарын жүргізу;
техникалық және технологиялық құжат айналымы.
Және басқа да. Әлбетте, бұл құжат айналымының жүйесін мүмкін сонша, қанша қызмет түрлерін, соның салдары ретінде, ақпараттық жүйелер, автоматизирующие жеке түрлері айналымын дамиды бағыты бойынша бұқаралығын.
Артықшылықтары электрондық құжат айналымы
Уақытты үнемдеу: қызметшілер жұмсайды аз уақыт іздеу қағаз құжаттардың. Арқасында орталық деректер базасында тұрақты түрде құрылады сақтық көшірмесін файлдар, соның арқасында мүмкіндігі жоққа шығарылады деп құжат қайтарымсыз жоғалған болса, оны ұмытпайды ұшақта, кездейсоқ немесе әдейі жойылмақ немесе жай ғана сгинет кеңселік беспорядке. Мүлдем алынып тасталады жоғалту уақыт іздеу файлдар мен құжаттар, олар қандай да бір себеппен болса, бірақ өз орнында.
Неғұрлым барабар пайдалану физикалық кеңістік және техника: бағалы шаршы метр айналысатын артық серверлермен және басқа да құрылғылармен, құжаттарды сақтауға арналған босатылуы мүмкін. Мәртебесіне және өзектілігін ақпаратты, құжаттар мен файлдар болуы мүмкін қауіпсіз шығарылуы тиіс мерзім өткен соң оларды сақтау. Деректерді басқару ғана емес, көмектеседі сәйкес корпоративтік нормаларға, бірақ ықпал етеді неғұрлым барабар пайдалану және сақтауға арналған орын.
Ашықтығын арттыру, ішкі кәсіпорынның жұмыс: ЭҚЖ (электрондық құжат айналымы жүйесі) мүмкіндік береді басшыларына бақылауға мәртебесі бар құжаттың барлық кезеңдерін келісу және бекіту. Бұған қосымша ЭҚЖ мүмкіндік береді бірден және оңай шақыруға ғана емес, сұрау салынған файл емес, сондай-ақ толық есебі туралы, оның ішінде оны кім жасады, кім болды оған қол жеткізу және оны кім редактировал.
Жеке іс-қағаздарын жүргізу тарихы әрбір файл және ілеспе құжаттама: ЭҚЖ мүмкіндік береді бір орталықтан басқаруға клиенттермен және жеткізушілермен. Мысалы, тек бір нұқу тінтуірдің тудыруы барлық қажетті құжаттарды, талаптар, байланысты түрлі типтері арасындағы өзара қарым-қатынастардың ұйым және сыртқы субъектілері.
Көп икемділік қатысты жеке орналасқан жері: мүмкіндіктерінің арқасында электрондық қол жеткізу және коммуникация, қызметшілер алады жұмыс істеуге мүмкіндік беретін қашықтан. Тіпті тұрып бір және сол географиялық орны, қызметшілерге артық қажет емес күту керек, әзірше қағаз файлдардың көшірмелерін болады жолдай көршілес офис.
Арттыру қауіпсіздік ақпарат және құжаттар: айтылғандай, орталық деректер базасы жасауға мүмкіндік береді резервтік құжаттардың көшірмелері, соның арқасында тәуекелі төмендейді кездейсоқ немесе қасақана жоғалту файл. Бұл ретте, аз уақыт жұмсалады іздеуге қажетті құжат, егер оның орналасқан жері қандай да бір себеппен болса өзгерді.
Шығындарды азайту басып шығару, пошталық маркалар, конверттер және жіберу: қағаз құжаттар жіберіледі бөлімдері арасында немесе жеткізушілер жолдай алады электрондық түрде.
Қанағаттанушылық деңгейін арттыру қызметшілер мен басшылар: оңтайландыру күнделікті міндеттерді шешуге мүмкіндік береді қызметкерлеріне алуға көбірек ләззат жұмыс процесінің. Босату қызметкерлерінің, мұндай жиі скучных міндеттерді өңдеу үстеме мүмкіндік береді арнау, өзіне басқа. Сонымен қатар, бөлім басшылары көп алады мүмкіндіктерін бақылап, өз бағынатын. Сайып келгенде, кейбір ұйымдар, бұл табуға болады үнемделген қаражат шығуына мүмкіндік береді жаңа бизнес-деңгейі.
Міндеттері электронды құжат айналымы жүйесін
Тиімді басқаруды қамтамасыз ету есебінен автоматты түрде орындалуын бақылау, қызметінің ашықтығын бүкіл ұйымның барлық деңгейлерінде.
Қолдау сапаны бақылау жүйесін, халықаралық нормаларға сәйкес келетін.
Қолдау тиімді жинақтау, басқару мен ақпарат пен білімге қолжетімділікті. Қамтамасыз ету кадрлық икемділік есебінен басым қызметін қалыпқа келтіру әрбір қызметкердің мүмкіндіктері мен сақтау бүкіл кері тарихы.
Хаттама кәсіпорынның жалпы (ішкі қызметтік тергеу бөлімшелерінің қызметін талдау, анықтау «ыстық нүкте»).
Бизнес-процестерді оңтайландыру және автоматтандыру тетігін, олардың орындау және бақылау.
Қағаз құжаттарды алып тастау ішкі айналымы. Ресурстарды үнемдеу есебінен шығындарды қысқарту ағындарын басқару, құжаттарды ұйымдастыру.
Қажеттілігін жою немесе елеулі түрде жеңілдетуге және арзандатуға сақтау қағаз құжаттардың болуы есебінен жедел электрондық мұрағат.
Таңдау критерийлері электрондық құжат айналымы жүйесін
Талаптар көлемі бойынша сақтау. Таңдап, құжат айналымы жүйесіне демеуші иерархическое құрылымдық сақтау (HSM — Hierarchal Storage Management). Бұл механизм сақтайды неғұрлым белсенді пайдаланылатын деректер ең жылдам, бірақ ең қымбат жеткізгіштерде болса, сирек қолданылатын ақпарат автоматты түрде ауыстырылады баяу және арзан тасушылар.
Болуы формализуемых рәсімдерді қолдауды талап ететін, олардың орындалуын бақылауды автоматтандыру және (құжаттарды дайындау белгілі бір түрін орындау, стандартты функцияларды ұйымдастыру және т. б.).
Қажеттілігі автоматтандыру әкімшілік басқару ұйымы. Күрделілік дәрежесі ұйымдық құрылымы.
Бар болуы, аумақтық-таратылған бөлімшелер. Бұл фактор жүктейді белгілі бір талаптар қашықтан қол жеткізу, репликалау деректерді және т. б.
Болуы қағаз мұрағаттың көлемі үлкен. Кейбір құжат айналымы жүйесін жеткізіледі қазірдің өзінде интеграцияланған кіші жүйелерін жаппай енгізу.
Болуы мүмкін удовлетворяющей ағымдағы қажеттіліктеріне құжат айналымы жүйелері.
Қажеттілігі дамыған маршруттау құжаттар, басқару ағынымен жұмыстарды (workflow managing). Жалғасы ретінде осы қажеттілік қолдау қажеттілігі произвольных бизнес-процестер, мүмкін біріге жұмыс істейтін қолданбалы жүйелерімен қолдау және осы процестерді.
Талаптар сақталу мерзімі бойынша құжаттар. Үлкен сақтау мерзімдері (ондаған жылдар) тұр шындап ойлануға ұйымдастыру туралы қосарлас мұрағат микрофильмах.
Қойылатын талаптар «ашықтық», расширяемости. Мүмкіндігі қолданыстағы ақпараттық жүйелерімен интеграциялау және пайдалану, қолда бар құрал-жабдықтар.
Қажеттілігі суреттерді сақтау. Пайдалану ұйымның ерекше форматтағы құжаттарды сақтау. Қолдау қажеттілігі инженерлік және конструкторлық тапсырмаларды, басқа да кәсіпорын қызметінің ерекшеліктерін.
Қажеттілігі дамыған құралдары ақпарат іздеу. Толық қолдау жүйесімен тілдерді қолда бар құжаттарды ұйымдастыру.
Қауіпсіздігіне қойылатын талаптар (шифрлеу, қол жеткізуді ұйымдастыру және т. б.). Пайдалану мүмкіндігі қолда бар ақпараттық инфрақұрылым ұйымдастыру қол жеткізу тетіктерін құжат айналымы жүйесінде.
Талаптар сәйкестігі бойынша белгілі бір стандарттарға: ішкі, салалық, ГОСТ, халықаралық стандарттар бойынша сапа бақылау, ұйымдастыру деңгейі, ақпаратты сақтау.
Электрондық құжат айналымы жүйелерінің классификациясы
Кез келген электрондық құжат айналымы жүйесі қамтуы мүмкін элементтері әрбір төменде санаттағы, бірақ олардың көпшілігі бар нақты бағдарды облыстарының бірінде, байланысты бірінші кезекте позиционированием өнім.
Электрондық құжат айналымы жүйесін дамыған құралдарын сақтау және ақпарат іздеу (электрондық archives — ЭА). Электронный архив — бұл жеке жағдайы құжат айналымы жүйесін бағдарланған тиімді сақтау және ақпарат іздеу. Кейбір жүйелер әсіресе есебінен бөлінеді дамыған құралдарын полнотекстового іздеу: нечеткий іздеу, мағыналық іздеу және т. б., басқа — тиімді ұйымдастыру есебінен сақтау: HSM, қолдау кең ауқымы үшін жабдықтар, ақпаратты сақтау және т. б.
Электрондық құжат айналымы жүйесін дамыған құралдарымен workflow (WF). Бұл жүйелер негізінен есептелген қамтамасыз ету қозғалыс әлдебір объектілер бойынша алдын-ала берілген маршруттар (деп аталатын «қатаң маршруттау»). Әр кезеңде объект өзгеруі мүмкін, сондықтан оны атайды жалпы «деген сөзбен жұмыс» (work). Жүйесінің мұндай типті деп атайды жүйелерімен workflow — «ағыны» (өкінішке орай, бұл терминді жоқ дәлме-дәл баламасын орыс тілінде). Жұмыстарға болуы мүмкін тәуелді, бірақ емес, болып табылады және базалық объектісі осы жүйелердің. Осындай жүйелердің көмегімен ұйымдастыруға болады белгілі бір жұмыс үшін алдын-ала белгілі болмаған және белгілі болуы мүмкін жазылған барлық кезеңдері.
Электрондық құжат айналымы жүйесі бар дамыған қосымша сервистер. Мысалы, сервис басқару байланыстары бар клиенттермен (CRM — Customer Relation Management), басқару, биллинг, электрондық пошта және т. б (бұл күрделілігі бойынша функцияларды құжат айналымының жүйесі, мысалы, сервис CRM болуы мүмкін әр түрлі пропорцияда байланысты. Бірақ контексінде осы баптың функционалдығы CRM болып табылады қосымша.)
Негізгі назар таңдау кезінде мұндай платформалар тұр аудару:
ұйымдастыру сақтау электрондық құжаттар;
құжат айналымын автоматтандыру жеке ерекшеліктерін ескере отырып ұйымдастыру;
интеграция қазіргі ақпараттық ортасы.