Іс қағаздарын жүргізу негіздері туралы

Кірісу курсын зерделеу, ең алдымен, бірге негізгі кәсіби терминдермен және анықтамалармен, үнемі кездесіп тұрады құжаттармен жұмыс істеу.

Іс қағаздарын жүргізу — саласы қызметін қамтамасыз ететін және құжаттандыру жұмысын ұйымдастыру, құжаттармен.

Бастапқыда бұл термин ауызша сөйлеу (шамамен XVII ғ.) және означал процесі шешімдер (өндіріс): «іс жүргізу» — мәселені шешу. Барысында шешу қажеттілігі туындайтын бекіту нәтиже, мысалы, қол жеткізілген уағдаластық. Бұл ежелден және құрып құжаттар, себебі ауызша сөз қысқа, мүмкін ұмытылмайды, бұрмаланған кезде немесе жоқ түсінілуі. Қазірдің өзінде XVI ғ. қолданылады деген сөз іс ретінде жиналыс жататын құжаттардың қандай да бір іс. Алғаш рет осы тұжырымдамасы «деген сөз» тіркелген құжаттарда осы 1584 г.

Заманауи іс жүргізу мыналарды қамтиды:

• қамтамасыз ету уақтылы және дұрыс құру (құжаттау);

• құжаттармен жұмысты ұйымдастыру (алу, жіберу, өңдеу, есепке алу, тіркеу, бақылау, сақтау, жүйелеу, құжаттарды дайындау, мұрағатқа тапсыру үшін, жою).

Сонымен қатар, термин «іс қағаздарын жүргізу» соңғы онжылдықта термині пайдаланылады басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (БҚҚ). Оның пайда болуы байланысты енгізумен басқармасы компьютерлік жүйелер және олардың ұйымдастырушылық, бағдарламалық және ақпараттық қамтамасыз ету үшін жақындау терминология қолданылатын компьютерлік бағдарламалар мен әдебиеті. Қазіргі уақытта, терминдер «іс қағаздарын жүргізу» және «құжаттамалық қамтамасыз ету басқармасының» синонимдер болып табылады және қолданылады үшін белгілер бір. Және сол және басқа термині кездестіруге болады, мысалы, атауларында құжаттарды ұйымдастыруды реттейтін құжаттамалық процестерді: «Мемлекеттік жүйесі, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» және «Үлгілік нұсқаулық іс қағаздарын жүргізу бойынша министрліктерде, ведомстволарда және Ресей Федерациясының».

Құжаттау — бұл процесс құру және құжатты ресімдеу. Мемлекеттік стандарт анықтайды құжаттау «ақпарат жазу әртүрлі тасығыштарда белгіленген ережелер бойынша».

Қажеттілігі тіркеуге ақпарат пайда болды, адамдардың терең ежелгі. Біздің күнге дейін жеткен «құжаттар» әртүрлі дәуірлердің құрылған балшық тақтайшаларда, ағаш қабығын, тас стелах және т. б. жағу Тәсілдері ақпарат, сондай-ақ әр түрлі болды: сурет, графика, хат. Қазіргі кезде басқару тәжірибесінде пайдаланады, негізінен, құжаттар, құрылған қандай да бір тәсілмен хат — қолмен, машинкамен басу, типографиялық, компьютерлік, сондай-ақ пайдалана отырып, графиктер, суреттер, фотосуреттер, дыбыс және бейнежазба және арнайы материал (қағаз, кино — және фотопленке, магниттік таспада, диск және т. б.). Зерделеу тәсілдерін дамыту құжаттандыру және ақпарат тасығыштарды айналысады ғылыми пән — құжаттану.

Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру — бұл қамтамасыз ету қозғалыс аппаратында құжаттарды басқару, олардың пайдалану анықтамалық мақсаттарда және сақтау. Термин анықталады мемлекеттік стандартында «құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттарды пайдалану және сақтау мекеменің ағымдағы қызметі».

Құжат айналымын стандарты деп атайды құжаттардың қозғалысын ұйымдастыру кезден бастап оларды жасау немесе алу аяқталғанға дейін орындау немесе жөнелту. Технологиясына құжаттармен жұмыс кіреді:

• қабылдау және алғашқы өңдеу;

• оларды алдын ала қарау және бөлу;

• құжаттарды тіркеу;

• құжаттардың орындалуын бақылау;

• ақпараттық-анықтамалық жұмыс;

• құжаттарды орындау;

• оларды жіберу;

• жүйелеу (қалыптастыру) және ағымдағы құжаттарды сақтау.

Раскроем кейбір санамаланған ұғымдар. Осылайша, тіркеу білдіреді жазба туралы деректерді есепке алу құжатында белгіленген нысан бойынша қалпына келтіру фактісі, оның құрылу, жөнелту немесе алу, құжаттардың орындалуын бақылау, іс — әрекеттерінің жиынтығы қамтамасыз ететін олардың уақтылы орындалуын, істі қалыптастыру — топтау орындалған құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес (жүйелік атауларының тізбесіне істер заводимых ұйымдастыру, оларды сақтау мерзімі көрсетілген, белгіленген тәртіппен ресімделген) және іс ішінде құжаттарды жүйелеу.

Кез-келген басқарушылық шешім әрқашан негізделген ақпарат қаралатын мәселе бойынша немесе управляемому объектісі. Ақпарат тождественна ұғымдары: «деректер», «мәлімет», «көрсеткіштер». Заң жүзінде бекітілген термин:

«Ақпарат — тұлғалар туралы мәліметтер, заттар, фактілер, оқиғалар, құбылыстар мен процестер қарамастан нысанын, оларды ұсыну».

Әр адам қызметінің ақпарат өз ерекшелігі бар, сондықтан ол тиісінше бөлінеді, медициналық, ғылыми, техникалық, технологиялық және т. б. федералдық өкімет және басқару органдарында, мекемелерінде, ұйымдарында және кәсіпорындарында (қызмет бағытына қарамастан меншік нысандары мен) міндетті түрде туындайды басқарушылық ақпарат мақсаттар үшін пайдаланылады басқарудың қандай да бір объектісі немесе құрылымдар. Басқарушылық ақпарат ұсынылады бірқатар талаптар: толықтық, жылдамдығы, анықтығы, нақтылығы, атаулылығы, қолжетімділігі үшін қабылдау адам.

Құжаттар пайдаланылады қызметтің түрлі салаларында, білім салаларында, өмірдің және болып табылады зерттеу объектісі көптеген ғылыми пәндер. Сондықтан, мазмұны ұғымдар «құжат» многозначно және сонымен қатар, қай салада және қандай мақсатпен ол пайдаланылады. Мәселен, заңгерлер үшін құжат болып табылады, ең алдымен тәсілімен дәлелдемелер немесе куәліктің не үшін тарихшы — тарихи көзі, кибернетика-документалиста — ақпарат тасушы, ал I мамандар саласындағы басқару деп санайды құралы тіркеу және беру басқару шешімдерін.

Федералдық заңында Туралы «ақпарат, ақпараттандыру және ақпаратты қорғау» бекітілген келесі ұғымын анықтау «құжат»:

Құжат — материалдық жеткізгіште тіркелген, өзін ақпарат деректемелерімен мүмкіндік беретін, оны сәйкестендіруге мүмкіндік. Бұл ұйғарым берілді және мемлекеттік стандартында » терминдер мен анықтамалар «іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі». Неғұрлым толық сипаттау үшін ұғымдар «құжат» керек ашуға және түсінігі «деректемесі».

Әрбір құжат бірқатар тұрады, оны құрайтын элементтерді деп аталады деректемелері (атауы, авторы, адресаты, мәтін, күні, қолы және т. б.). ГОСТ бекітеді келесіні анықтау:

Деректемесі құжат — міндетті элементі ресми құжатты ресімдеудің?

Әр түрлі құжаттар тұрады әр түрлі теру деректемелері. Саны деректемелері айқындалады, мақсаттар, құжатты жасаудың, оның I мақсатына сәйкес, мазмұны және нысаны осы құжат. Көптеген құжаттардың саны деректемелерін қатаң шектелген. Үшін бірқатар құжаттардың саны мен деректемелерінің құрамы белгіленген заңнамалық және нормативтік актілермен реттеледі. Бірақ кез-келген жағдайда, бұл анықтама, ақпарат, материалдық жеткізгіште тіркелген, өзін болуы тиіс, міндетті түрде ресімделген қою жолымен қажетті деректемелері. Сонда ғана ол құжатқа айналады.

«Документоведении құжат ретінде қарастырылады нәтижесі бекітіп беру (бейнелеу) фактілер, оқиғалар, құбылыстардың объективті шындық және ойлау адам қызметінің кез келген ыңғайлы тәсілмен арнайы материал.

Құжаттарды жазып қойып (отобразив) ақпаратты, осылайша, қамтамасыз етеді, оның сақталуын және жинақтау, басқа тұлғаға беру мүмкіндігі, көп мәрте пайдалану, қайтадан және бірнеше рет қайта оралу, ол уақыт. Олар түрлі салаларын қамтиды адам қызметінің және бөлінеді мәтіндік және графикалық, дәстүрлі (қолжазба, машинамен жазылған) және машиналық тасымалдаушыларда, ғылыми, техникалық, жеке және ресми және т. б.

Ресми құжаттар — бұл құрылған заңды немесе жеке тұлғалармен ресімделген және куәландырылған белгіленген тәртіппен. Олардың арасында ерекше санатты құрайды қызметтік (басқарушылық) құжаттар анықталады және мемлекеттік стандартпен бекітілген ресми құжаттар, пайдаланылатын ағымдағы қызметін ұйымдастыру.

Сияқты ақпарат тасушылар құжаттар ретінде непременного элементтің ішкі ұйымдастыру кез-келген кәсіпорынның, мекеменің, кез-келген фирма қамтамасыз ете отырып, өзара іс-қимыл, олардың құрылымдық бөлімдерінің және жекелеген қызметкері. Олар негіз болып табылады басқару шешімдерін қабылдау үшін қызмет етеді дәлел және олардың орындалуын көзі қорыту және талдау, сондай-ақ материалмен үшін анықтамалық-іздестіру жұмыстары. Басқару қызметін құжат ретінде еңбек заттары және еңбек нәтижесі.

Көптеген басқарушылық қызметтің формалары арқылы көрінеді, тиісті құжаттарды басқару қызметі — басылым түрлі өкімдік құжаттарды жоспарлау; — дайындау арқылы әр түрлі жоспарлар; есеп түрінде жасау және өңдеу, статистикалық, бухгалтерлік және жедел-техникалық құжаттарды бақылау; — жинау арқылы мәліметтерді жазбаша түрде және т. б. Сондықтан да құжаттар жіктеуге болады олардың мақсатына сәйкес құралы ретінде:

• қызметті регламенттеу (жарғылар, ережелер, регламенттер, ережелер, нұсқаулықтар және т. б.);

• өкімдік (бұйрықтар, нұсқаулар, қаулылар, шешімдер, өкімдер және т. б.);

• жинақтау және қорыту ақпарат (есептер, актілер, баяндамалар және т. б.);

• ақпаратты (хат, жеделхат, телефонхат және т. б.).

Сонымен қатар, маңызды рөл басқару саласындағы ойнайды қызметін көрсететін құжаттар әр түрлі алқалы органдары (хаттамалар), бола алады және жүзеге асыру құралы-басқару қызметі, және құралы жинақтау және қорыту ақпарат.

Құжат пайда болып, ең алдымен қолданамыз ақпаратты беру және оған заңдық күші. Мәні латын сөздер «құжат» (documentum) — дәлелдеме, куәлік. Қазіргі уақытта бесспорность құжаттың, сондай-ақ анықталады ұғымымен «заң күші құжаттың».

Құжаттың көшірмесі — бұл құжат, толық жариялайтын ақпаратты түпнұсқа құжаттың және оның барлық сыртқы белгілері немесе олардың бір бөлігі. Құжаттың көшірмесі мүмкін факсимильді немесе еркін. Факсимильді көшірмесі толығымен ойнатады құжаттың мазмұны және оның барлық сыртқы белгілері қамтылған түпнұсқада деректемелері қоса алғанда, қолы және мөрі) немесе олардың бөліктері, олардың орналасу ерекшеліктері. Факсимильді көшірмесі дайындалады көшіру техникасы, пайдалана отырып, суреттер, факсимильдік байланыс аппараттары, принтерлер. Құжаттар үшін дайындалған жазу машинках, факсимильді көшірмесімен болып табылады екінші және одан кейінгі даналары, құжаттар, алынған көшірме қағаз арқылы. Олар, әдетте, іс қағаздарында қалады. Ескірген атауы осындай көшірмелерін — еңбек. Еркін көшірмесі құрамында барлық құжаттың деректемелері, бірақ міндетті түрде қайталайды, оның нысаны.

Құжаттамалар жүйесі — құжаттардың жиынтығы өзара байланысқан белгілері бойынша шығарылған, мақсатына, түріне, қызмет саласына, қойылатын бірыңғай талаптарды және оларды ресімдеу.

Типтік басқару функцияларын әрбір басқару аппараттарында жүзеге асырылуда пайдалану негізінде жататын құжаттардың әр түрлі жүйелер құжаттама. Қатынасы құжаттардың әр түрлі жүйелердің іс жүргізуде әр түрлі мекемелер мен ұйымдардың неодинаково, өйткені байланысты нақты қызметінің сол немесе өзге мекеменің, оның ауқымдылығы, орны жүйесінде федералдық басқару және басқа да бірқатар себептері. Бірақ, қарамастан, кез келген ұйымда пайдаланылады көрсететін құжаттар, ұйымдастырушылық, өкімдік және орындаушылық қызмет. Олардың жиынтығы құрайды жүйесін ұйымдық-өкімдік құжаттама. Мемлекеттік стандарт белгілейді және ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды, жазбаша құжаттар, онда тіркеледі шешім әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, сондай-ақ мәселелерін, басқару, өзара іс-қимыл, қамтамасыз ету және реттеу қызметін өкімет органдарының, мекемелердің, кәсіпорындардың, ұйымдар мен олардың бөлімшелерінің мен лауазымды. Осылайша, жүйесі, ұйымдық-өкімдік құжаттама өзінің жаппай қолдану үшін зор маңызы бар құжаттау басқару қызметі.

Жалпы негіздерінен басқа, барлық мекемелер мен кәсіпорындардың функционалдық құжаттама жүйелерін бөледі, сондай-ақ салалық жүйесі кезінде пайдаланылатын құжаттау тиісті қызмет түрлерін және олардың өзгешелігін көрсетеді. Бұл, мысалы, жүйе құжаттама, денсаулық сақтау, білім беру (жалпы және арнайы), нотариаттық, сот және т. б. Ұйымдық-өкімдік құжаттар тығыз байланысты ретінде салалық және функционалдық жүйелер. Бір жағынан, ол білдіреді үшін басқа жүйелердің құқықтық негізін, ал екінші жағынан — ондағы көрініс тапқан сұрақтар басшылығының, бақылау, жоспарлау, есепке алу, есептілік және т. б.

Жетілдірудің негізгі бағыты құжаттарды біріздендіру және стандарттау.

Стандарттау — бұл стандарттарды тағайындау және қолдану үдерісі, оларға түсініледі «үлгі, эталон, модель, қабылданатын үшін бастапқы салыстыру үшін, олардың басқа да осыған ұқсас объектілері». Стандарт ретінде нормативтік-техникалық құжат белгілейді кешені нормалардың, ережелердің, талаптардың объектісі стандарттау және құзыретті орган бекітеді. Стандарттарды қолдану сапасын жақсартуға ықпал етеді жасалатын бұйымдар (егер құжат). Ресей қызмет стандарттау бойынша үйлестіріледі мемлекеттік органдар, стандарттау.

Стандарттау — күрделі процесс. Оның құрамына кіреді мынадай элементтерді типтеу, унификациялау, агрегаттау. Бір жағынан, бұл әдістер стандарттау, екінші жағынан — жұмыс түрлері жүзеге асырылуы мүмкін ретінде дербес. Мысалы, кең мағынада типтеу — бұл әзірлеу, типтік конструкциялар немесе технологиялық процестер үшін ортақ бірқатар бұйымдар (үдерістерінің) техникалық сипаттамаларын. «Документоведении бұл әдіс үшін пайдаланылады құру үлгілік құжаттардың нысандарын және үлгі мәтіндер, үлгілерді немесе эталондар, олардың негізінде құрылады, нақты құжаттар.

Типтік мәтін үлгісі, соның негізінде кейіннен құрылады мәтіндер ұқсас.

Астында біріздендіру дегеніміз келтіру «деген не бірыңғай жүйесі, нысан единообразию». Ресми анықтау унификация — бұл оңтайлы таңдау санының түрі, өнімнің, процестердің және қызметтердің мәндері, олардың параметрлері мен өлшемдері. Содан кейін, бұл, біріншіден, процесінде біріздендіру жүргізілуі тиіс ұтымды қысқарту элементтерінің бастапқы көптеген объектілерді (мысалы, формаларды немесе құжаттардың түрлері, олардың көрсеткіштері мен деректемелері). Екіншіден, біріздендіру, міндетті түрде әкеледі белгілеу оңтайлы (қандай да бір жеткілікті ұзақ уақыт) бірізділікті кез-келген қызмет саласындағы, соның ішінде құжаттандыру. Басқарушылық құжаттарды, пайдаланылатын әр түрлі салаларында және басқару органдарында ресімделуі тиіс біркелкі. Бұл мүмкіндік береді қосуға құжаттар үшін бірыңғай елдің іс жүргізу жүйесі, ықпал етеді, оларды жедел өңдеу және орындау, азайтады уақыт шығындарын құжаттармен ғана емес, іс жүргізу, персоналдың және барлық қызметкерлердің басқарушылық аппарат басшыларының дейін қатардағы қызметкерлері.

Біріздендірілген құжаттама жүйесі (СДУ) — құжаттама жүйесі бойынша құрылған бірыңғай ережелері мен талаптарына сәйкес келетін ақпаратты қамтитын басқару үшін қажетті белгілі бір қызмет саласында.

Тікелей әзірлеушілер нақты құжаттардың нысандарын және құжаттама жүйелерін — министрлік (ведомство) жүзеге асыратын үйлестіруді сол немесе басқа да саланың қызметі. Олар бекітеді бірыңғайланған нысаны. Мәселен, қаржы министрлігі жауап береді бухгалтерлік құжаттар денсаулық сақтау министрлігі, РФ — ның медициналық, Мемлекеттік комитеті РФ-ның статистика жөніндегі нысанының бастапқы есептік және статистикалық құжаттама, Росархив РФ — жүйесін ұйымдық-өкімдік құжаттама.

Жалпымемлекеттік бірыңғайланған нысаны құжаттарды ескере отырып әзірленеді және олар компьютерлік өңдеу. Олар қолдану үшін міндетті болып табылады барлық мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда қарамастан, олардың бағыныстылығы мен меншік.

Құрылымы мен мақсаты, номенклатуралық істерді

Кейін құжаттарын орындау белгілі бір уақытта сақталады. Үшін олардың жылдам табуға және пайдалануға, қажет орындалған құжаттарды жүйелеу, топтау, олардың іс. Мемлекеттік стандарт анықтайды ісі «құжаттар жиынтығы немесе құжат жататын бір мәселе немесе учаске қызметі орналастырылған жеке мұқабасына».

Дұрыс қалыптастыру ісін қамтамасыз ету және пайдалану мүмкіндігі қажетті ақпаратты, құжаттар сыныпталады: бөліседі, оларды топтарға әртүрлі сақтау мерзімдері бар. Арнайы біліктілік анықтамалығына, анықтауға мүмкіндік беретін, бөлу тәртібі және құжаттарды іс істер номенклатурасы болып табылады.

Істер номенклатурасы жүйеленген тізбесі атауларының істер заводимых ұйымдастыру, оларды сақтау мерзімі көрсетілген, белгіленген тәртіппен ресімделген.

Істер номенклатурасы — бұл көпфункционалды құжат үшін пайдаланылатын әр түрлі мақсаттары:

• номенклатурасы ретінде пайдаланылады схемасы жіктеу кезінде бөлу және топтастыру орындалған құжаттарды істерге (қалталар). Істердің тақырыптары бекітілген, ол ауыстырылады, содан кейін мұқаба істер;

• әрбір іс, енгізілген номенклатурасын, нұсқау құжаттарды сақтау мерзімі, оған енгізілген. Осылайша оның көмегімен белгілеуде бағдарлы құжаттардың сақтау мерзімі бұл бірінші кезеңі болып табылады құжаттардың құндылығын сараптау;

• істер номенклатурасы пайдаланылады құруда ақпараттық-іздестіру жүйесінің құжаттары бойынша. Тіркеу кезінде құжаттарды тіркеу индексі жиі қамтиды номенклатурасы бойынша істің индексі. Сонымен қатар, номенклатурасын жіктеу схемасы пайдаланылуы мүмкін қалыптастыру кезінде анықтамалық картотекалар-ға орындалған құжаттарды;

• істер номенклатурасы пайдаланылады орнына тізімдеме есептік құжат ретінде кезінде мұрағатқа істерді сақтау мерзімі 10 жылға дейін қоса алғанда. Ол үшін негіз жазбасын жасау » істің сақтау мерзімі 10 жылдан астам және тұрақты;

• номенклатурасы бар анықтамалық мәні өткенде құрылым, мекеме, ұйым, кәсіпорын.

Жалпы талаптар номенклатурасы. Істер номенклатурасы ретінде негізгі құралдардың бірі іс қағаздарын жүргізуге жауап беруі тиіс белгілі бір талаптарға сай келетін, ең маңызды оның ішінде:

• қамту алынатын құжаттардың және құрылатын ұйымның қызметі барысында;

• бөлек топтастыру істі құжаттарды тұрақты және уақытша сақтау мерзімдерін;

• нақты және айқын тұжырымдау, тақырыптың істі толығымен көрсетеді құжаттардың құрамы және мазмұны онда мүмкіндігін қосу ісі құжаттардың сәйкес оны күтіп ұстау мен сақтау мерзіміне;

• жүйелеу істердің номенклатура бөлімдері ішіндегі дәрежесіне сәйкес маңыздылығы мен сақтау мерзімі құжаттама.

Істерді қалыптастыруға қойылатын талаптар

Іс номенклатурасын әзірлеу құралады бірнеше кезеңнен тұрады:

• шеңберін анықтау үшін құжаттарды номенклатураға;

• құрастыру тақырыптарын (атауларын);

• әзірлеу жіктеу схемасын номенклатурасын, т. е. орналастыру тәртібінің іс;

• анықтау мерзімдерін сақтау;

• индексациялау жүйесін анықтау және белгілеу істер индекстерінің;

• ресімдеуді және куәландыруды, істер номенклатурасы.

Шеңберін анықтау үшін құжаттарды номенклатураға. Қойылатын негізгі талап номенклатурасы — қамту барлық құжаттарды процесінде түзілетін қызметін ұйымдастыру-бұл Ретте ескерілуі тиіс құжаттама ретінде құрылатын ұйымның, сондай-ақ алынатын басқа ұйымдар мен адамдарды қоса алғанда, тіркеу карточкасы, есепке алу журналдары, түрлі картотекалар.