Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметін ұйымдастыру
2004 жылдың 1 қаңтарынан бастап РФ жаңа Кеден кодексі (ТК) қолданысқа енгізілді. ТК жаңа редакциясының қабылдануы Ресейдің әлемдік экономикалық қоғамдастыққа кірігуі қажеттілігінен туындады. Кеден қызметі – сыртқы экономикалық байланыстарды басқару жүйесінің маңызды элементі. Сыртқы экономикалық қызмет белсенді дамып келе жатқан сайын Кеден қарқынды жұмыс істейді. Кедендік төлемдер мен баждар федералды бюджеттің кіріс бөлігінің үштен бірінен астамын құрайды .
Кеден ісіндегі Құжаттамалық қамтамасыз етудің рөлі туралы ТК жаңа редакциясында құжаттармен жұмыс істеу мәселелері көп орын алатынын көрсетеді: ТК жеке басшысы кеден ісіндегі ақпараттық жүйелер мен ақпараттық технологияларға арналған. Басқарудың барлық деңгейлерінде қабылданатын басқарушылық шешімдердің тиімділігі көп жағдайда құжаттарда белгіленетін ұсынылатын ақпараттың сапасына байланысты екені құпия емес.
Құжаттар мазмұнының сапасы мен дәлдігіне қойылатын талаптар – жоғары екендігі құпия емес. Егер құжатты фирманың тұлғасы деп атауға болатын болса, онда кедендік құжат – мемлекеттің «визит карточкасы». Осылайша, МДҰ – ны кеден қызметінде ұйымдастыру-бұл құжаттарды ресімдеуге қойылатын жоғары халықаралық талаптар.
Таңдалған тақырыптың өзектілігіне іс жүзінде қадағалау қажеттілігі, іс жүргізуге қойылатын барлық талаптар шын мәнінде орындала ма, орындала ма. Бұл мәселені зерделеу кеден органдарында құжаттаманы басқарудың қазіргі деңгейі туралы, оның кемшіліктері туралы және тұтастай алғанда Құжаттамалық қызметті жақсарту шаралары туралы айтуға мүмкіндік береді.
Дипломдық жұмыс барысында өңделетін Ақпарат саны мен көлемі бойынша орташа көрсеткіштері бар Костромдық кеден қызметінің құжаттамалық қамтамасыз ету технологиясын ұйымдастыру зерттелді және талданды.
Кострома кеденінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету міндеттерін іске асыру үшін тиісті уәкілетті қызмет – басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі — ҚІБ) құрылғандықтан, дәл осы дипломдық жұмысты зерделеудің басты объектісі болды.
Осыған орай, дипломдық жұмысты жазудың мақсаты ББҰ қызметін ұйымдастыруды қамтамасыз етуді зерделеу, сондай-ақ оны жетілдіру бойынша ұтымды ұсыныстар енгізуді әзірлеу болып табылады.
Қойылған мақсаттарды іске асыру үшін бірқатар міндеттерді зерделеу қажет:
— костром аймағында кеден қызметінің пайда болуын зерделеу;
— Костромдық кеден қызметінің негізгі түрлерінің ұйымдастырушылық құрылымымен, функцияларымен, міндеттерімен және бағытымен танысу;
— кеденде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметін ұйымдастыруды қарастыру: оның құрылымы, функциялары, міндеттері, жұмыс көлемі, сондай-ақ құжат айналымын талдау;
— іс жүргізуді ұйымдастыруды реттейтін нормативтік құжаттарды зерделеу және талдау;
-нормативтік-әдістемелік құжаттар мен арнайы әдебиеттің ұсынымдарын ескере отырып, құжаттармен жұмысты жетілдіру бойынша ұсыныстар әзірлеу;
— іс жүргізу және құжат айналымын автоматтандыру бойынша ұсыныстар енгізу.
Дипломдық жұмыста қойылған міндеттерге қол жеткізу үшін ауқымды дерек көздері қолданылды. Бірінші кезекте бұл құжаттаманы басқару, мұрағат ісі, іс жүргізу және стандарттау мәселелері бойынша жалпымемлекеттік нормативтік базадан тұратын басылымдар. Құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша федералдық нормативтік-әдістемелік материалдардың негізгі кешені:
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі.[2] бұл құжат басқару қызметін құжаттауға және мемлекеттік басқару органдарында құжаттармен жұмысты ұйымдастыруға бірыңғай талаптарды белгілейтін қағидаттар мен ережелердің жиынтығы болып табылады. ГСДОУ тиісті үлгілік қызметтерді құру мәселелерін шешу жолымен ұйымдарда ББМДҰ-ның ұйымдық құрылымын реттейді. Сондай-ақ ГСДОУ құжаттарды автоматтандырудың, жасаудың және өңдеудің бірқатар проблемаларын шешуге ықпал етеді және жалпы мемлекеттік ауқымдағы және маңызы бар нормативтік ережелер мен ережелерді қамтиды.
Кеден органдарында іс жүргізу және мұрағаттың жұмысы жөніндегі Типтік Нұсқаулық [3] РФ-дағы кеден органдарының жұмысының ерекшелігі негізінде әзірленген. Бұл құжат басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуді жетілдіруге және басқару құжаттарының құрамы мен нысандарын, олармен жұмыс істеу технологияларын біріздендіру және құжаттардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету арқылы оның тиімділігін арттыруға бағытталған. Нұсқаулық БҚҚ қызметтерінің жұмыс істеуіне, басқару қызметін құжаттауға және кеден органдарында құжаттармен жұмысты ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптарды белгілейді. Сондай-ақ ерекше құжаттамаға қойылатын талаптарды белгілейді (мөрлерді, мөртабандарды, бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану ережесін қоса алғанда, құпия құжаттармен, «қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттармен жұмыс істеу тәртібі). Нұсқаулықтың ережелері дәстүрлі, сондай-ақ автоматтандырылған тасығыштың түріне қарамастан құжаттармен жұмысты ұйымдастыруға қолданылады.
ГОСТ Р 51141-98. «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар».[4] бұл құжат іс жүргізу және мұрағат ісі саласындағы негізгі терминдер мен анықтамаларды ашып көрсетеді. Осы Стандартта белгіленген терминдер құжаттаманың барлық түрлерінде пайдаланылуы тиіс.
Сақтау мерзімдері көрсетілген ұйым қызметінде пайда болатын үлгілік басқару құжаттарының тізбесі[5] олардың функцияларына, қызмет деңгейі мен ауқымына, меншік нысанына қарамастан мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындар орындайтын бір типті (барлығы үшін ортақ) басқару функцияларын құжаттау кезінде пайда болатын құжаттарды қамтиды. Бұл құжаттың басты мақсаты құжаттарды сақтау мерзімін анықтау, оларды тұрақты сақтауға немесе жоюға іріктеу болып табылады.
Ресей Федерациясының Кеден кодексі[6] кеден ісі саласындағы қатынастарды,оның ішінде тауарлар мен көлік құралдарын кедендік шекара арқылы өткізу тәртібін белгілеу жөніндегі қатынастарды, кедендік ресімдеу мен кедендік бақылау процесінде туындайтын қатынастарды, кеден органдары мен олардың лауазымды адамдарының актілеріне, әрекеттеріне (әрекетсіздігіне) шағымдану, сондай-ақ кедендік режимдерді белгілеу мен қолдану, кедендік төлемдерді белгілеу, енгізу және алу жөніндегі қатынастарды реттейді.
Сонымен қатар дипломдық жұмысты жазу кезінде құжаттармен жұмысты реттейтін келесі заңнамалық актілер қолданылды:
«Ақпарат, ақпараттандыру және ақпаратты қорғау туралы» Федералды заң[7] . Осы Заң ақпараттық ресурстарды, ақпараттық технологияларды және оларды қамтамасыз ету құралдарын қалыптастыру және пайдалану; ақпаратты, ақпараттық процестерге және ақпараттандыруға қатысатын субъектілердің құқықтарын қорғау кезінде туындайтын қатынастарды реттейді. Бұл заң ақпаратқа және оны құжаттандыруға қатысты ұйғарымдарды қамтиды.
«Электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Федералды заң[8] . Осы Заңның мақсаты электрондық құжаттардағы электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдаланудың құқықтық шарттарын қамтамасыз ету болып табылады, олар сақталған кезде электрондық құжаттағы электрондық цифрлық қолтаңба қағаз жеткізгіштегі құжаттағы өз қолымен тең мәнді болып танылады. Бұл заңда электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану шарттары, оны пайдалану ерекшеліктері белгіленген.
Дегенмен, Костромдық кеденнің келесі нормативтік материалдары негізгі көздер болып табылды:
— Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже
-ұйым қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтары
— Кострома кедені басшылығының оның Құжаттамалық қызметімен байланысты бұйрықтары.
Сондай-ақ Костромдық кеденде іс жүргізуді жылдам және терең зерттеуге ықпал ететін басқа да материалдар.
Кеден қызметінің тарихымен байланысты мәселелерді жазу үшін Костромдық кеденге арналған ақпараттық-сараптамалық бюллетень көмектесті, онда Кострома облысындағы кеден ісінің тарихы, оның дамуы мен біздің заманымызға дейін қалыптасуы туралы баяндалады.
«Іс қағаздарын жүргізу «және» Хатшылық ісі «журналдарындағы ғылыми әдебиет және көптеген жарияланымдар іс жүргізудің тар мәселелерін қарастыру кезінде пайдаланылды. Профессор Т. В. Кузнецованың «Хатшылық ісі», т.ғ. к. В. В. Галаховтың, И. К. Корнеевтің «іс жүргізу: үлгілер, құжаттар. Ұйымдастыру және жұмыс технологиясы «[11], оқытушы М. В. Стенюкова » құжаттар. Іс қағаздарын жүргізу»[12] . Онда қазіргі заманғы іс жүргізуді сауатты және тиімді ұйымдастыруды басқарудың барлық мәселелері қамтылған. Ішкі құжаттардың барлық түрлерін дайындау, ресімдеу және жүргізу, кадрлық құжаттама және сыртқы іскерлік хат алмасу ерекшеліктері егжей-тегжейлі қарастырылды (мысалдар келтірілген). Құжат айналымын оңтайландыру, ақпараттың құпиялылығын қамтамасыз ету және кез келген ұйым қызметінің тиімділігін арттыру әдістері мен әдістері ашылды. Басқарудың арнайы функцияларын Құжаттамалық қамтамасыз етуді реттейтін федералдық нормативтік актілердің егжей-тегжейлі сипаттамалары беріледі. Сондай-ақ құжаттардың неғұрлым қолданылатын түрлерінің үлгілері, кәсіпорында құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттарды тиімді жүйелеу және олардың сақталуын қамтамасыз ету бойынша ұсыныстар.
О. Ю. Митченконың «Жергілікті өзін-өзі басқару органдарының қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету туралы»[13] , Л. В. Санкинаның «құрастыру бойынша лауазымдық нұсқаулық, ұсынымдар»[14], А. Н. Сокова «басқару құжаттарын ресімдеу Ережелерін дамыту перспективалары» [15] негізгі ережелер мен іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты және қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтарын құру туралы қосымша ақпарат ұсынылды.Бұл мақалалар практикалық әзірлемелер негізінде жазылған және ұсынымдық сипатқа ие.