Мұрағаттық құжаттарды есепке алу

— Тармақшасына сәйкес, 2-4) 2-тармағының Заңының 18-бабының 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса беріліп отырған Ережесі, қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың.

2. Департаменті, мұрағат ісі және құжаттама заңнамада белгіленген тәртіпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы әділет Министрлігінде;

2) күнтізбелік он күн ішінде осы бұйрықты мемлекеттік тіркегеннен кейін оның бағыттары ресми жариялауға мерзімді баспа басылымдарында және » ақпараттық-құқықтық жүйесі «Әділет».

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелсін жетекшілік ететін вице-министрі Қазақстан Республикасының мәдениет және спорт.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

5. Мұрағатты Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және жеке құрам бойынша жүзеге асырылады толықтыру арқылы мұрағат бейініне сәйкес және мыналарды қамтиды:
1) мұрағатты толықтыру көздерін анықтау;
2) құрамын анықтау мұрағаттық құжаттарды қабылдауға жататын мұрағаты;
3) қабылдау-беру мұрағаттық құжаттарды мұрағат.
6. Мұрағаттың толықтыру көздері ретінде ұйымдар мен азаматтар қызмет процесінде түзілетін Ұлттық мұрағат қорының құжаттары.
Мемлекеттік органдар және жергілікті мемлекеттік басқару органдары қорды толықтыру көздері тізіміне кіреді мұрағатының міндетті түрде.
Мемлекеттік емес ұйымдар, сондай-ақ азаматтар енгізіледі толықтыру көздері тізімі мұрағаттың шарт негізінде.
7. Уақытша сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар Ұлттық мұрағат қорының құжаттары жататын республикалық немесе коммуналдық меншік тізіміне енгізіледі толықтыру көздерінің тех мұрағаттар, бұдан бұрын толықтыру көздері олардың ізашарлары – мемлекеттік ұйымдар.
8. Жатқызу көздеріне мұрағатты толықтыру негізінде жүргізіледі, мынадай критерийлер:
1) ұйымдар үшін:
функционалды-мақсатты ескере отырып, ұйымның ерекше рөлін және ұйымдастыру типичности оның басқару жүйесіндегі (топ үшін ұйымдардың, ұқсас функцияларды орындайтын, нысаны пайдаланылады іріктеп қабылдау);
толық ақпаратты көрсету туралы мұрағаттық қорлар басқа да ұйымдар;
2) азаматтар үшін:
салым азаматтың ғылым, мәдениет және қызметтің басқа да салалары;
оның рөлі, қатысушы ретінде көрген көрнекті оқиғаларды, қоғам өмірінің;
туысқандық, достық, шығармашылық байланысты азаматтың жұмыс орны, лауазымы;
типичности оның мұрағаттық құжаттарды дәуірінің («қатардағы» азаматтардың құжаттары);
құрамы мен мазмұнын, жиналған азаматы мұрағаттық құжаттар.

§ 2. Жасау және жүргізу мұрағатты толықтыру көздері тізімін

9. Толықтыру көздерінің тізімі жасалады мұрағат негізінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің нормаларын, осы Ереженің 6-8-тармақтарының, сондай-ақ ұсынымдарды уәкілетті органның мұрағаттар мен құжаттама басқармасының (бұдан әрі – уәкілетті орган).
10. Архив жүргізеді толықтыру көздері — ұйымдар тізімін белгілеген нысан бойынша уәкілетті орган береді.
Азаматтар тізімі (мұрағаттық құжаттардың иесі немесе иеленушісі) – көздерін жинақтау жүргізілуде арнайы қабылданған нысан бойынша міндетті түрде көрсете отырып, тектерін, тұрғылықты мекенжайы, заңды негіздеме беру мүмкіндігі, олардың мұрағаттық құжаттарын мұрағатқа.
11. Толықтыру көздерінің тізімі Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатының, орталық мемлекеттік мұрағаттар Қазақстан Республикасы қарағаннан кейін сараптамалық-тексеру комиссиясының, мұрағат (бұдан әрі – ОСТК) бекітуге ұсынылады Орталық сараптау-тексеру комиссиясы уәкілетті органның (бұдан әрі – ОСТК).
12. Мемлекеттік мұрағаттар, облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың, Қазақстан Республикасы астанасының толықтыру көздерінің жинақ тізімін жасап, облыс (қала) және ұсынады, оларды қарау үшін жергілікті атқарушы органның СТК, әкімінің аппаратымен келісім бойынша облыс (қала) ОСТК-ның бекітуіне жолдайды.
13. Толықтыру көздерінің тізімі арнайы мемлекеттік мұрағатының мемлекеттік орган бекітеді, онда құрылды мұндай архив ОСТК-ның келісімі бойынша.
14. Архив әлеуетті толықтыру көздерінің тізімін жасайды. Оған мемлекеттік емес ұйымдар енгізіледі, түзілетін Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, алайда ынтымақтастық туралы шарт қандай да бір себептермен жасалмаған.
15. Анықтамалар, сараптамалық қорытындылар енгізу туралы ұйымдар мен азаматтардың толықтыру көздері тізімі мұрағаттың немесе тізімнен шығару, сондай-ақ нысаны туралы мұрағаттық құжаттарды қорға қабылдау СТК-ның қарауына ұсынылады мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның).
Енгізу туралы шешім (шығару) ұйымының тізіміне (тізімінен) мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйым басшысының қаперіне жеткізіледі.
16. Жұмыс бойынша мұрағатты толықтыру көздері тізімін айқындау, тұрақты негізде жүргізіледі. Өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі:
1) құру, қайта ұйымдастыру, тарату ұйымдарының;
2) бас тартқан кезде, мемлекеттік емес ұйымдар және азаматтар мұрағатпен ынтымақтастықтан (шартты бұзу);
3) шешім қабылдаған кезде ОСТК беру ұйымының тізімі басқа мұрағаттың толықтыру көзі.
Ұйымдастыру мүмкін тізімінен мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын болса, ұйымның қызметі процесінде гомогенді құрылуы Ұлттық мұрағат қорының құжаттары.
Қайта қарау және қайта бекіту үшін мұрағатты толықтыру көздері тізімін кезде ғана жүргізіледі тізіміне енгізу туралы түбегейлі өзгерістер, бірақ кемінде бес жылда бір рет.
17. Әрбір мұрағатты толықтыру көзі — бақылау ісі жүргізіледі, ол мыналарды қамтиды сипаттайтын құжаттар, оның құқықтық мәртебесін және қызметін, сонымен қатар мұрағаттың жұмысы мен іс-жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру.
Есепке алу мақсатында жұмыс толықтыру көздері мұрағат жасайды есептік-анықтамалық картотекалар мен деректер базасы.

§ 3. Құжаттардың құндылығын сараптау

18. Қосу, құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына негізінде жүзеге асырылады кешенді қолдану өлшемдерін құжаттардың құндылығын сараптау:
1) шығу тегі құжаттарды мәні жеке немесе заңды тұлғаның қоғам үшін (функционалдық-мақсатты бағыты толықтыру көзі ескере отырып, оның ерекше рөлін немесе үлгілік сипатын); маңыздылығы оқиғаның (құбылыстың, заттың) көрсетілген құжатта; уақыты және орны білім беретін құжат;
2) құжаттың мазмұны – маңызы бар құжатта ақпарат; қайталау ақпараттың басқа құжаттарда; мақсатты бағыты; құжаттың түрі мен әртүрлілігі құжат;
3) құжаттың сыртқы ерекшеліктері – түпнұсқалығы; болуы бұрыштама, виза, тезек құжатта; сыртқы түрі, құжаттың мазмұнын жеткізудегі нысаны, құжатты куәландыру және ресімдеу (көркемдік, палеографиялық, тілге байланысты және басқа да ерекшеліктері); құжаттың физикалық жай-күйі.
19. Енгізу кезінде құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына төмендегідей қабылдау нысандары қолданылады:
1) толық. Бұл нысанда ұйымнан қабылданады кіретін құжаттар кешені Ұлттық мұрағат қорының құрамына;
2) повидовая таңдама. Бұл нысанда ұйымнан бір түрдегі (әр түрдегі) мұрағатқа жекелеген түрлері ғана кіретін құжаттардың Ұлттық мұрағат қорының.
Нысаны повидового іріктеп қабылдау қолданылады жағдайларда, жоспарлы-есептік және ақпараттық-талдамалық құжаттары осы ұйымның түседі құрамында сол мұрағатқа қорлардың жоғары тұрған немесе басқа ұйым. Сонымен қатар, повидовый іріктеп қабылдау қолданылады ұйымдарға, олардың қызметін отлагаются жекелеген құнды түрлері (мысалы: мектептерде отырыстарының хаттамалары, Педагогикалық кеңестің);
3) топтық іріктеп қабылдау. Бұл нысаны ұйымдар тобының бір түрі (түрлері) мұрағатқа толық құжаттар кешені бір немесе бірнеше ұйымдар. Мұндай қабылдау қолдану орынды қатысты ұйымдардың қызметінде құралатын ұқсас құрамы бойынша құжаттар кешені, біркелкі ақпараттан тұратын. Бұл жағдайда топтың біртекті іріктеледі ұйымдастыру неғұрлым қызығарлық тарихымен, қызметінің ауқымдылығымен, орналасу орны немесе басқа да ерекшеліктері бөлетін, оларды бірнеше ұқсас.
20. Шешім ғылыми-әдістемелік мәселелерді құжаттардың құндылығын сараптауға байланысты және қосу (басқа), оларды () құрамы (а) Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ жатқыза құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық құндылықтар объектілеріне, ОСТК жүзеге асырады.
Құжаттардың құндылығына сараптама мұрағат жүзеге асырады немесе меншік иесінің тікелей қатысуымен мұрағат құжаттарының белгіленген өлшемдерге сәйкес осы Қағидалардың 18-тармағында. Бұл жұмысты атқару барысында мұрағат басшылыққа алады типтік және ведомстволық (салалық) тізбелеріне сәйкес, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген. Жекелеген құжаттардың сақтау мерзімі, аталған тізбеге кірмейтін нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді.
Құрамына енгізу туралы шешім нақты құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының қабылданады СТК Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттарының, арнайы мемлекеттік мұрағаттарының және СТК жергілікті атқарушы органдарының бекіту кезінде құжаттардың істер тізімдемесі, құжаттары (немесе олардың жылдық бөлімдерін) тұрақты сақтау мерзімі.
Мұрағат-облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) қарайды, дайындайды және жергілікті басқару органының СТК бекітуіне істер тізімдемесі, құжаттары (немесе олардың жылдық бөліктерін) тұрақты сақтау мерзімі жинақталған толықтыру көздерінің қызметі (Қосымшаның 1-9).
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар мұндай тізімдемелерді өздері бекітеді.
Мұрағат-облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) дайындайды және келісуге жергілікті атқарушы органның СТК, істер тізімдемесінің, жеке құрам бойынша (10-Қосымша) туралы актілер, түзетілмейтін зақымданған құжаттар (11-Қосымша) жоюға бөлу туралы актілер сақтауға жатпайтын құжаттарды, мұндай факт болған жағдайда (12-Қосымша).
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар аталған құжаттарды келісуді өздері жүргізеді.
21. Мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізіледі.