Басқарманың ақпараттық қамтамасыз етілуін талдау

Ұйымның тиімді жұмыс істеуі үшін оның даму стратегиясы маңызды рөл атқаратын қазіргі заманғы ұйымдардың өмір сүруінің күрделі жағдайларында ақпараттың рөлі артып, шешімдер қабылдау қарқыны жеделдетіледі. Техниканы дамыту өндіріс процестерін күрделендіруге, басқарушылық шешімдерді қабылдау процесін жеделдетуге әкеледі. Бүгінгі күні экономиканың прогресі озық ақпараттық технологиялармен анықталады. Индустриялықтан ақпараттық қоғамға көшетін неғұрлым дамыған елдерде ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы экономикада ақпараттық қамтамасыз етуді күшейтуде және ақпараттық секторды басқаруда және тұрақты әртараптандыруда көрінеді.

Тәуекелдерді төмендетуге және ұйымның тиімділігін арттыруға қабілетті көптеген факторлардың арасында әсіресе ақпараттық фактор бөлінеді. Оны Еңбек, жер және капитал факторларымен бірге өндірістің жаңа факторы ретінде бөлу кездейсоқ емес. ХХІв. «ақпарат «» уақытпен»,» кеңістікпен»,» энергиямен » қатар нақты байқалатын әлемнің кез келген құбылысын сипаттаудың негізгі сипаттамасына айналады. Білім, деректер, сараптамалық бағалар-бұл ақпараттың әр түрлі жақтарын көрсететін жақын ұғымдар. Қазіргі жағдайда басқару ақпаратпен тығыз байланысты.

Осылайша, Мен таңдаған курстық жұмыс тақырыбының өзектілігі ақпараттың белгісіздік дәрежесін және білімнің толық еместігін азайтады, негізді басқару шешімдерін қабылдауға мүмкіндік береді. Жаңғырту сатысында тұрған кеден органдары жүйесінің шеңберінде жүйенің қазіргі жай-күйі туралы деректер және болашаққа болжам дұрыс басқару шешімін қабылдау мүмкіндігін арттырады.

Курстық жұмыстың мақсаты кеден органдарында басқаруды ақпараттық қамтамасыз етуді талдау болып табылады. Мақсат бірқатар міндеттер арқылы қол жеткізіледі, атап айтқанда:

1. Басқаруды ақпараттық қамтамасыз ету туралы жалпы ұғымды айқындау;

2. Кеден органдарында басқару ерекшеліктерін айқындау;

3. Кеден органдарында басқаруды автоматтандыру процесінің сипаттамасы.

1.Ұйымды басқаруды ақпараттық қамтамасыз ету

1.1 ұйымды басқаруды ақпараттық қамтамасыз ету ұғымы

Кәсіпкерлік табыс айтарлықтай дәрежеде бақыланатын процестердің жай-күйі, оны директиваларға, жоспарларға, жобалар мен іс-әрекеттерге түрлендіру жылдамдығы туралы қажетті және жеткілікті ақпараттың болуына байланысты болады. Басқару және ақпарат байланысын зерттеу кезінде ақпараттық жүйелер, автоматтандырылған басқару жүйелері, деректер қорын басқару жүйелері және т. б. сияқты ұғымдар пайда болады.

Ақпарат-тиімді қызмет мүмкін емес негізгі ресурстардың бірі. Ақпарат (лат . informatio-түсіндіру, баяндау) — бұл адамдар, заттар, фактілер, оқиғалар, құбылыстар мен процестер туралы мәліметтер, олардың көріну нысанына қарамастан. Басқару теориясында ақпарат анықтауын жүйеде және оның қоршаған ортасындағы өзгерістер туралы мәліметтер жиынтығы ретінде қолданған жөн, ол біздің конк-торлық объект туралы білімдеріміздің белгісіздік дәрежесін азайтады, бұл адамдар, че-ловек пен автомат, автомат және автомат арасындағы мәліметтермен (мәліметтермен) алмасу. Ақпарат қызметтік функцияларды орындау үшін ресурс ретінде, сондай-ақ қызметтік коммуникациялардың құралы ретінде пайдаланылады, өйткені соңғылары түрлі мәліметтерді беру процесінде жүзеге асырылады. Ең бастысы, Ақпарат-басқару еңбегінің пәні, құралы және өнімі. Шын мәнінде, нақты басқару жағдайындағы белгісіздікті азайтатын ақпарат ғана құнды болып табылады [2].

Іс жүзінде бұл басқару органдарының жеткілікті айқын түсініктері болу қажеттілігін білдіреді:

1. қоғамда, экономикада, саясатта, әлеуметтік салада болып жатқан өзгерістер, олардың даму үрдістері туралы;

2. ұйымның өз дамуының қай кезеңінде екені және ол қаншалықты және оның іске асырылып жатқан стратегиясы қоғамның әлеуметтік-экономикалық даму үрдістері мен мақсаттарына сәйкес келетіні туралы;

3. ұйымда бар басқару тәсілдері іскер серіктестермен үйлесімді өзара іс-қимыл талаптарына, дәстүрлерге, ішкі және одан тыс басқару қатынастарының мәдениетіне қаншалықты жауап береді;

4. оның тұрақты жұмыс істеуін, персоналдың өмірлік және әлеуметтік қажеттіліктерін қанағаттандыруды қамтамасыз ету үшін ұйым үшін қандай стратегия әзірленуі тиіс екендігі туралы.

Басқарушылық ақпаратты әртүрлі белгілері бойынша жіктейді:

1. пайда болу көздері:

1.1. алғашқы;

1.2. туынды (аралық, командалық, есептік);

2. бекіту тәсілі:

2.1. ауызша;

2.2. құжатталған;

3. қозғалыс бағыты:

3.1. кіріс;

3.2. Шығыс;

4. тұрақтылық:

4.1. айнымалы;

4.2. шартты-тұрақты;

5. қызмет салалары мен басқару функцияларына тиістілік:

5.1. конструкторлық;

5.2. технологиялық;

5.3. қаржылық;

5.4. бухгалтерлік;

5.5. жоспарлау-экономикалық;

5.6. жедел-өндірістік.

Басқарудың ақпараттық ресурстары мақсатты қызмет саласында шешімдер қабылдаудың ыңғайлылығын қамтамасыз ету үшін осындай образдарға ресімделген кейбір мәліметтерді, деректерді білдіреді. Әр түрлі субъектілер мен басқару буындарының ақпаратына қажеттілік бірдей емес және ең алдымен басқару процесінде қандай да бір субъект, сол немесе басқа басшы, басқару аппаратының қызметкері шешетін міндеттермен анықталады. Ол сондай-ақ тәуелді:

1. қабылданатын шешімдердің ауқымы мен маңыздылығынан (ауқымды және маңызды шешім болған сайын, көлемі үлкен және мазмұны бойынша әр түрлі ақпарат оны дайындау және қабылдау үшін қажет);

2. басқарылатын, реттелетін параметрлердің саны мен сипатынан;

3. басқарылатын объектінің ықтимал жай-күйі мен мінез-құлқы нұсқаларының санынан;

4. ішкі және сыртқы әсерлердің қоздырушы басқару жүйесінің шамасынан және әртүрлілігінен, осы Жүйенің жұмыс істеу нәтижелерін сипаттайтын көрсеткіштердің саны мен сапасынан.

Кең ақпараттық кеңістікке ие Ақпараттық технологиялар арнайы оқытылған және дайындалған адамдардан және техникалық-технологиялық базадан тұратын «адам-машина» жүйесін білдіреді. Ақпараттық қамтамасыз ету жүйесі кең түсінік болып табылады. Бұл ең алдымен «адам-машина-желі-машина-Адам»жүйесі. Мысалы, бір жағынан, адам – жүйені пайдаланушы, екінші жағынан – ақпараттық ағындардың және иерархиялардың, ақпараттық технологиялардың көмегімен объект туралы ақпаратты жинау, өңдеу және беру жөніндегі коммуникациялық жүйенің жиынтығы, ал үшінші жағынан-ақпаратты орналастыру және ұйымдастыру жөніндегі әдістер мен құралдардың жиынтығы. Ақпараттық қамтамасыз ету басқарылатын объектінің жай-күйін сипаттайтын және шешім қабылдау үшін негіз болып табылатын ақпаратты көрсету үшін жасалды. Ақпараттық қамтамасыз ету көрсеткіштердің бірыңғай жүйесінің жиынтығын қамтиды:

1) Ақпарат ағындары — құжат айналымын ұйымдастыру нұсқалары;

2) ақпаратты жіктеу және кодтау жүйелері;

3) құжаттаманың біріздендірілген жүйесі

4) машинада және машиналық тасығыштарда сақталатын және ұйымның әртүрлі дәрежесі бар әртүрлі ақпараттық массивтер (файлдар).

Басқаруды ақпараттық қамтамасыз ету-бұл ақпараттың кәсіпорынды басқару жүйелерімен және жалпы басқару үдерісімен байланысы. Қазіргі уақытта басқару жүйесі процестер, қызмет және персонал сияқты объектілерді басқару жүйесін білдіреді. Басқарудың үдерістік тәсілі басқару процесін басқарудың негізгі функцияларын жүйелі жүзеге асыру ретінде қарастырады: жоспарлау, ұйымдастыру және бақылау. — Сур.1 ақпарат көздері мен басқару процесінің өзара іс-қимылының үлгі схемасы ұсынылған.

Схемада үлкен қызғылт сары бағыттамалармен басқару процесі бөлінген. Ұйымның ортасына қатысты көздер ішкі (ВИ1 , ВИ2 , ВИ3 , ВИ4 , ВИ5 схемасында ) және сыртқы (ВнИ1 , ВнИ2 схемасында) болады. Сыртқы көздер, мысалы, сыртқы ортаның жай – күйі туралы, ал ішкі көздер-ұйым туралы немесе сыртқы орта туралы өңделген мәліметтерді бере алады. Қызғылт-сары көрсеткі ақпарат қозғалысының бағытын көрсетеді. — Сур.1 ВнИ1 көзінің ақпараты оны өңдеуді және жоспарлаумен айналысатын органға беруді жүзеге асыратын ВИ1 беріледі. Ішкі ақпарат көздерінің (ұйым бөлімдерінің) өзара іс-қимыл контуры көк бағыттамалармен көрсетілген. Ішкі ақпарат көздері арасындағы өзара қарым-қатынас жанама сипатқа ие емес.

Бұл дипломдық жобада белгілі бір басқару функциясын жүзеге асыру үшін ақпарат көздері әртүрлі. Басқару процесінің әртүрлі сатыларында өзіне тән ерекшеліктері бар белгілі бір ақпарат қажет:

1. жоспарлау сатысында ақпарат Ұйымның мақсаттары, оның ресурстары, сыртқы ортасы, белгілі жоспарлау әдістері мен құралдары, ықтимал ақпарат көздері, стратегиялық баламалар және т. б. туралы деректерді қамтуы тиіс.;

2. ұйымдастыру кезеңінде – ұйымдастыру құрылымдарының түрлері, байланыс арналары, өкілеттілікті бөлу, басқаруды орталықтандыру дәрежесі және т. б. туралы.;

3. бақылау сатысында – бақылау түрлері, стандарттары, нәтижелілік көрсеткіштері, рұқсат етілген ауытқулар, тиімді бақылау сипаттамалары және т. б. туралы.

Басқару ақпаратына қойылатын жалпы талаптарды келесі түрде тұжырымдауға болады [2]:

1. сенімділік (және сенімділік);

2. уақтылығы;

3. атаулылығын;

4. бірнеше рет пайдалану мүмкіндігі.

Жоғарыда қарастырылған барлық ақпаратқа қойылатын талаптарды сақтау субъектіге (ұйым басшылығына) және объектіге (қызметкерге) ықпал етеді. Негізгі оң нәтижелер 1-кестеде біріктірілген.