Құжаттарды ресімдеудің жалпы талаптары

Кәсіпорынды басқару сөзсіз көптеген түрлерін құруды талап етеді құжаттар. Дәл осы құжаттар, т. е. материалдық жеткізгіште тіркелген, өзін ақпарат, заңды күші бар.

Бұл жұмыста біз мәселесіне көшсек қойылатын талаптарды мәтін құжатты ресімдеу құжатта кестелер.

Қалай ресімделген құжат мәтініне байланысты қысқалығы, анықтығы және айқындылығы ой құжатта болады.

1. ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР ҚҰЖАТ МӘТІНІНІҢ ҚҰРЫЛЫМЫ

Мәтінге қамтиды құжаттың қысқаша мазмұны. Тақырыбы келісіледі атауы құжат түрінің. Тақырып сұрақтарына жауап бере алады:

ол туралы (о ком), мысалы: Бұйрық аттестациялық комиссия құру туралы;

неден (кімнен), мысалы: Лауазымдық нұсқаулық хатшы — референт.

Мәтінге ресімделген құжаттардың бланкілерінде А5 форматы, тақырыбы болады кем.

Құжаттың мәтінін құрайды орыс немесе ұлттық тілдерде заңнамасына сәйкес РФ және РФ субъектілерінің мемлекеттік тіл.

Құжаттардың мәтіндері жазады тек орыс тілінде ғана жіберу кезінде олардың:

федералдық мемлекеттік билік органдары, мемлекеттік билік органдары, РФ субъектілері;

кәсіпорындар мен ұйымдар және олардың бірлестіктері, қарамағындағы осы субъектінің РФ аумағында орналасқан басқа да субъектілерінің.

Құжаттардың мәтіндері түрінде ресімделеді сауалнама, кесте, байланысты мәтін немесе түрінде қосылыстар осы құрылымдардың.

Кезінде мәтінді сауалнама түрінде құрастырған атауы белгілері характеризуемого объектісінің болуы тиіс көрсетілген именем существительным атау септігінде немесе тууына с глаголом екінші көпше қазіргі немесе өткен уақыттың («сіздің құқығыңыз», «иесі» немесе «болды», «болған» және т. б.). Сипаттамасы, айқын сөздік тиіс белгілер атауымен келісілуі керек.

Кесте бағандары мен жолдарының тақырыптары болуға тиіс, айқын именем существительным атау септігінде. Тақырыпшалар бағандар мен жолдардың келісілуі тиіс-баптардың тақырыптарымен толықтырылсын. Егер кесте басылады астам бір бетте, кесте бағандары нөмірленуі тиіс, және келесі беттерінде нөмірлері ғана басылады, осы бағандардың.

Байланысты мәтін, әдетте екі бөліктен тұрады. Бірінші бөлігінде көрсетеді себептері, негіздері, мақсаттары құжатты жасау, екінші (қортынды) — шешімдер, қорытындылар, өтініштер, ұсыныстар, ұсынымдар.

Мәтін болуы мүмкін бір қорытынды бөлігі (мысалы, бұйрықтар — өкімдік бөлігі жоқ айқындаушы; хаттар, өтініш — өтінішті жоқ түсініктемелер; анықтамалар, баяндамалық жазбалар — бағалау фактілер, тұжырымдар).

Дайындалған құжат мәтінінде басқа ұйымдар құжаттары негізінде немесе бұрын шығарылған құжаттарды көрсетеді, олардың деректемелері: құжат атауы, құжат авторы — ұйымның атауы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі, мәтінің тақырыбы.

Егер мәтінде бірнеше шешімдер, тұжырымдамалар және т. б. болса, онда оны бұзатын арналған бөлімдерге, бөлімшелерге, тармақтарға, олар араб цифрларымен нөмірленеді.

Өкімдік құжаттар (бұйрық, өкім және т. б.) ұйымдар, жұмыс істеп тұрған дара басшылық қағидаттарында, сондай-ақ құжаттарда басшысына ұйымдастыру, мәтінді баяндау жүруі тиіс адамдар, единственного числа («бұйырамын», «ұсынамын», «өтінемін»).

Алқалы органдардың өкімдік құжаттарында мәтін баяндайды үшінші септік («қаулы етеді», «ұйғарды»).

Бірлескен өкімдік құжаттарда текст баяндайды бірінші тұлға көпше («бұйырамыз», «ұйғарды»).

Хаттаманың мәтіні баяндайды үшінші тұлға көпше («тыңдады», «сөз сөйледі», «қаулы етті»).

Құжаттарда құқықтары мен міндеттерін белгілейтін ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің (ереже, нұсқаулық), сондай-ақ құрамында сипаттамасы, бағалау, фактілер немесе қорытындылар (акті, анықтама), пайдаланады нысаны мазмұндау мәтін, үшінші жекеше немесе көпше түрдің (бөлімі»функциясын жүзеге асырады», «бірлестігінің құрамына кіреді», «комиссия анықтады»).

Хаттарда баяндаудың келесі түрлері:

бірінші тұлға көпше («сұраймыз», «жұмсаймыз қарауына»);

бірінші адамның септік («қажет деп санаймын», сізден бөлсін»);

үшінші септік («министрлік қарсы болмаса», «ВНИИДАД мүмкін деп санайды»).

Келісу құжатқа бұрыштама қол қоюымен рәсімделеді, мыналардың қолы және лауазымы визирующего құжатқа қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні, тегі) мен қол қойылған күні.

Мысалы:

Заң бөлімінің бастығы

Жеке қолы А. С. Орлов

25.01.2000

Ескертулер болған жағдайда, құжатқа визасын ресімдейді төмендегідей:

Ескертулер қоса беріледі

Заң бөлімінің бастығы

Жеке қолы А. С. Орлов

25.01.2000

Ескертулер жазылады, жеке параққа қол қойылады және қоса беріледі құжат.

Үшін құжаттың түпнұсқасы оның ұйымда қалады, виза қойылады төменгі жағында соңғы парағының түпнұсқасын құжат. Үшін құжаттың түпнұсқасы оның жіберіледі ұйымнан виза қойылады төменгі бөлігінде бет жағының көшірмесі жөнелтілетін құжат. Мүмкін визаларды ресімдеу құжаты жеке парақта келісу. Рұқсат етіледі, ұйымның қалауы бойынша, полистное бұрыштама құжат және оның қосымшалар.

Келісу грифі құжаттың сөзден тұрады КЕЛІСІЛДІ, тұлғаның лауазымының құжат келісілетін (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан, қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні, тегі) мен келісу күнін, мысалы:

КЕЛІСІЛДІ

Қаржы академиясының ректоры

Ресей Федерациясының Үкіметі жанындағы

Жеке қолы А. Г. Грязнова

23.04.2000

Егер келісу жүзеге асырады хатпен, хаттамамен және т. б. келісу грифі ресімдейді мынадай нысан бойынша:

КЕЛІСІЛДІ

Хат Ресей академиясының

медицина ғылымдары

от 30.10.2000 N 451-805

немесе

КЕЛІСІЛДІ

Отырысының хаттамасы

Басқарма сақтандыру

компания «Планета»

от 21.06.2000 N 10

2. РӘСІМДЕУГЕ ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР ҚҰЖАТТЫҢ МӘТІНІН

Құжаттың мәтіні басылады арқылы 1,5 интервалды құрайды. Құжаттарға арналған форматы А5 рұқсат етіледі басу мәтін бір жоларалық интервал арқылы басылады.

Бірінші жол-әрбір абзацтың мәтін жөн басып, отступив 5, белгілерді шекара сол жақ өріс.

Деректемелер (басқа мәтін) бірнеше жолдан тұратын, басылатын бір жоларалық интервал арқылы басылады. Құрамдас бөліктер деректемелер «Адресат», «бекіту Белгісі», «қосымшаның бар екені туралы Белгі», «Белгісі туралы» келісу туғаннан бір-бірінен 1,5-2 межстрочными интервалмен, мысалы:

КЕЛІСІЛДІ

↕ 1,5 интервал

Кәсіпорын директоры

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервал

А. Н. Иванов

Құжаттың деректемелері туғаннан бір-бірінен 2-3 межстрочными», — дейді.

Қолының деректемеде «Қолы» басылатын деңгейінде соңғы жолының атаулары қызметіне бос орын арасында аты-жөнінің бірінші әріптерімен және тегі.

Егер текстің тақырыбындағы белгілер саны 150-ден асады (5-жолдар), оның оң жақ шетіне дейін ұзартуға өріс. Нүктесі атауының соңында қоймайды.

Құжаттарды басу кезінде пайдаланады 8 стандартты ережелерін табулятора жазу машинкасына:

шекарасы-сол жақ өріс басу үшін деректемелер

«Тақырыбы мәтін», «Мәтін» (абзацтарын), «қосымшаның бар екені туралы Белгі», «орындаушының Тегі және оның телефон нөмірі», «құжаттың орындалғаны туралы Белгі және оның іске жіберілгені» лауазым атауы деректемелерде «Қолы» және «келісу Грифі», куәландыру жазбасында «Дұрыс», сондай-ақ «деген сөздерден ТЫҢДАЛДЫ», «СӨЙЛЕДІ», «ҰЙҒАРДЫ», «қаулы етті», «БҰЙЫРАМЫН», «ҰСЫНАМЫН»;

кейін 5 баспа белгіден бастау үшін абзацтарын мәтінінде;

кейін 16 баспа белгіден жасау үшін кестелер мен трафаретті мәтін;

кейін 24 баспа белгілерін жасау үшін кестелер мен трафаретті мәтін;

кейін 32 баспа белгілерінің үшін деректеме «Адресат»;

кейін 40 баспа белгіден үшін деректеме «Грифтер бекіту», «Грифтер құжатқа қол жеткізуді шектеу»;

кейін 48 баспа белгілерін ашып көрсету үшін қою-реквизитте «Қолы»;

кейін 56 баспа белгілерін жасау үшін кестелер мен трафаретті мәтін үшін простановки кодтар бойынша ОКПО және ОКУД, басу үшін «деген сөздер «Көшірмесі» алу кезінде құжаттардың көшірмелерін құру туралы, неке туралы куәлік және басқа да жеке құжаттарды.

Кезде бірнеше белгілерін бекіту және келісу, оларды бір деңгейде орналастырылады тік қатарлар бастап, нөлдік және бесінші положения табулятора.

Болған жағдайда мәтінінде ескертулер немесе бөлінген дербес абзацы сілтемелер құжат, оны басып шығаруға негіз болған «деген сөздер «Ескерту» және «Негіздеме» басылатын жылғы нөлдік положения табулятора, а жататын, олар мәтін бір жоларалық интервал арқылы басылады.

Құжаттарда ресімделген екі және одан да көп парақта, нөмірленеді екінші және одан кейінгі парақтар. Бет нөмірі парақтың жоғарғы ашық орнының ортасында араб цифрларымен жоқ «деген сөздер «бет» (бет) қашықтықта кемінде 10 мм, парақтың жоғарғы шетінен.

3. КЕСТЕЛЕРДІ РЕСІМДЕУ

Кесте нысаны қолданылады сан немесе сөз арқылы баяндауда туралы ақпараттың бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер. Кестелік мәтіндері қолданылады жоспарлы құжаттар, есептік-статистикалық, қаржылық, бухгалтерлік, ұйымдық-өкімдік және т. б. Кестенің екі деңгейі бар членения мәтін: тігінен — баған және көлденеңінен — жол. Кестенің нөмірленуі тиіс, егер кесте басылады астам бір бетте: келесі беттерде басылады нөмірін көрсетіңіз. Тақырыптар мен тақырыпшалар граф пен кесте жолдарының болуы тиіс көрсетілген именем существительным атау септігінде септік. Атауында және подзаголовках жолдардың және бағандардың кестелер қолданылады, тек қана жалпы қабылданған қысқартулар және шартты белгілер (ГОСТ 1.5-85). Кестелерде және сауалнамаларда өңдеуге арналған есептеуіш техника құралдарымен, нысандары, белгілері және олардың көрсеткіштері қажет болған жағдайда кодталады с ОКТЭИ.

Саны көп болған жағдайда, бағандардың және кестенің жол беріледі қайталау тақырыптары бағандардың.

4. РЕСІМДЕУ МЫСАЛЫ, БЛАНК ҮЛГІ БОЙЫНША БҰЙРЫҚ, НЕГІЗГІ ҚЫЗМЕТ

ЖШС «Маяк»

БҰЙРЫҚ

08.01.02 №2

Мәскеу

Енгізу туралы іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулық

Мақсатында жетілдіру құжаттармен жұмыс кәсіпорында және олардың сақталуын қамтамасыз ету

БҰЙЫРАМЫН: